Hoy en día, contar con una estrategia eficiente de archivado documental en SAP es más importante que nunca. Por esta razón, SAP S/4HANA ofrece una variedad de soluciones avanzadas pensadas para todo tipo de situaciones. ¿Pero cómo elegir la mejor opción? En este artículo te ayudamos a descubrirlo.
¿Por qué es crucial el archivado de documentos?
El archivado no solo te ayuda a liberar espacio en los sistemas activos, sino que también asegura el cumplimiento de normativas legales, facilita auditorías y mejora la gestión de la información. En SAP S/4HANA, el archivado es parte integral del sistema y se combina con herramientas de terceros para ofrecer una solución robusta y escalable.
Archivar documentos directamente dentro de SAP puede generar inconvenientes significativos debido al alto coste asociado con el almacenamiento en el sistema, especialmente en entornos como SAP Rise. El espacio de almacenamiento en la plataforma es considerablemente más caro en comparación con otras opciones de almacenamiento externas o en la nube.
Esto puede traducirse en gastos innecesarios, particularmente para empresas con grandes volúmenes de datos históricos que no necesitan estar en los sistemas activos de SAP. Por ello, migrar estos documentos a soluciones de archivado especializadas es una estrategia eficiente para reducir costos sin comprometer el acceso ni la seguridad de la información.
ArchiveLink: La base del archivado en SAP
ArchiveLink es el protocolo estándar de SAP para la integración de sistemas de gestión documental y archivado. Este protocolo permite conectar SAP S/4HANA con soluciones externas, facilitando la transferencia y el almacenamiento seguro de documentos. Sus principales características incluyen:
- Integración nativa: garantiza una conexión fluida entre SAP y herramientas compatibles.
- Flexibilidad: permite manejar distintos tipos de documentos, desde facturas hasta contratos.
- Cumplimiento normativo: asegura que los documentos se almacenen según las normativas legales aplicables.
Gracias a ArchiveLink, herramientas como OpenText, DocuWare y Multicloud ArchiveLink For SAP pueden ofrecer soluciones robustas adaptadas a diferentes necesidades.
¿Qué opciones proponemos?
OpenText Archive Center
Una solución ideal para grandes volúmenes de información, perfecta para empresas que buscan un almacenamiento centralizado y de alto rendimiento.
- Integración fluida con SAP para optimizar flujos de trabajo.
- Escalabilidad: maneja millones de documentos de manera eficiente.
- Cumplimiento: soporta regulaciones como GDPR e ISO 27001.
OpenText Core Archive
Diseñada para quienes buscan flexibilidad en la nube:
- Arquitectura cloud: implementación rápida y sin infraestructura local.
- Costos optimizados: modelo de pago por uso.
- Acceso global: tus documentos están disponibles desde cualquier lugar.
- Es una excelente opción para empresas que migran a la nube o buscan reducir costos operativos.
DocuWare
Una alternativa integral que combina archivado y gestión documental:
- Flujos de trabajo automatizados: fundamental para mejorar la eficiencia.
- Opciones híbridas: implementación local, en la nube o ambas.
- Cumplimiento normativo: compatible con estándares internacionales.
- Conectores específicos: permiten que se integre eficientemente con SAP S/4HANA, haciéndolo una solución versátil para empresas de distintos tamaños.
Multicloud ArchiveLink For SAP
Una solución innovadora para empresas con necesidades multicloud:
- Soporte para múltiples nubes: AWS, Azure, Google Cloud, entre otros.
- Cumplimiento normativo avanzado: garantiza la seguridad en diferentes jurisdicciones.
- Alta disponibilidad: asegura el acceso incluso en interrupciones.
Es ideal para organizaciones globales que buscan flexibilidad y robustez.
¿Cómo elegir la mejor solución?
Evalúa tus necesidades: ¿Cuántos documentos manejas y cuánto crecerán en los próximos años?
Define tu estrategia tecnológica: si tu empresa está migrando a la nube, opciones como Core Archive o Multicloud ArchiveLink For SAP son ideales. Para almacenamiento local, considera Archive Center o DocuWare.
Consúltanos: implementar una solución de archivado puede ser complejo. Nosotros podemos ayudarte a elegirla.
¿Aún tienes dudas? ¡No dudes en contactarnos!
