En los últimos años, el mundo de la gestión de empresas ha avanzado enormemente. Es así como, gracias a la tecnología, se han desarrollado herramientas eficaces con las que conseguir un total control de todas las tareas que requiere el funcionamiento de una empresa.
Una de estas herramientas es SAP VIM, la solución perfecta para la gestión de facturas y con la que llevar el control exhaustivo de las mismas. Si todavía no la conoces, ahora es el mejor momento.
¿Qué es SAP VIM?
SAP VIM (Vendor Invoice Management) es una solución de gestión de facturas desarrollada por OpenText para SAP, un proveedor líder de gestión documental. Se basa en el módulo de gestión de facturas de SAP y se utiliza para optimizar y automatizar el proceso de gestión de facturas en las empresas y organizaciones.
Su objetivo principal es agilizar y simplificar la entrada de facturas, aprobación, procesamiento y el pago de las mismas. Al centralizar todos los pasos que requiere la gestión de facturas, permite a las empresas mantener el control de forma sencilla y eficiente, especialmente cuando cuentan con un importante volumen de facturas provenientes de proveedores.
Características principales de SAP VIM
Captura automatizada de datos
SAP VIM emplea tecnologías de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para extraer automáticamente los datos relevantes de las facturas entrantes y cargarlos en el sistema, eliminando, de este modo, la necesidad de hacer la entrada de forma manual.
Validación y verificación
El sistema verifica la coherencia y la precisión de los datos extraídos de las facturas mediante reglas predefinidas y comparaciones con toda la información que se ha almacenado en el sistema SAP.
Flujo de trabajo y aprobación
Otra de las ventajas es que permite establecer flujos de trabajo personalizados para la aprobación y el procesamiento de las facturas. Cada usuario puede definir los niveles de aprobación y las notificaciones automatizadas para agilizar el proceso, según sus propias necesidades y forma de trabajo.
Integración con el sistema SAP
SAP VIM forma parte de SAP y se integra perfectamente con otros módulos y componentes de sistema SAP, lo que contribuye a facilitar la transferencia de datos.
Archivo y consulta
El sistema está preparado para proporcionar una capacidad de almacenamiento centralizado y seguro. De esta manera, la búsqueda de facturas y documentos relacionados se consigue de forma más sencilla y eficaz.
Consejos y técnicas para mejorar la eficiencia de la gestión de facturas utilizando SAP VIM
Para sacarle el mayor beneficio y todas las prestaciones que ofrece este novedoso sistema es necesario tener algunos puntos en cuenta que te contamos a continuación:
- Es importante asegurarse que realizamos la configuración adecuada, es decir, aquella que se ajusta de forma particular a las necesidades de la empresa. Esto incluye la configuración de flujos de trabajo, reglas de validación, roles y perfiles de usuarios, entre otros.
- Para facilitar el procesamiento automático y la búsqueda rápida de información es necesario contar con herramientas de digitalización que conviertan las facturas en formato papel o PDF.
- Con el fin de reducir el tiempo del ingreso manual de datos, y minimizar los errores, es fundamental aprovechar la funcionalidad de extracción automática de datos para capturar la información clave de las facturas: fecha, número de documento, importe, proveedor, etcétera.
- La validación automática es otra de las herramientas más relevantes. Es así como será necesario configurar las reglas necesarias para comprobar, de forma automatizada y veraz, que los datos coinciden, llegando a trabajar de forma desasistida
- Permite diseñar flujos de trabajo eficientes que reflejen tus procesos de aprobación y contabilización de facturas. Usa las capacidades de enrutamiento y notificación para asegurarse de que las facturas sean enviadas a las personas adecuadas y en el momento correcto.
- Para completar una gestión eficiente, conecta SAP VIM con del resto de módulos SAP de gestión financiera y gestión de compras.
- Aprovecha todas las capacidades del sistema, como la monitorización y la generación de informes, para obtener una visión completa del proceso de gestión de facturas. Esto es fundamental para medir el rendimiento y tomar decisiones basándose en los datos obtenidos.
- Lleva a cabo un mantenimiento adecuado cada cierto tiempo. Las soluciones tecnológicas van cambiando de forma constante. Así que, es recomendable aplicar
En resumen, SAP VIM Opentext es una solución de gestión de facturas que permite a las empresas automatizar y optimizar el proceso de manejo de facturas, desde la recepción hasta el pago. De esta manera se reducen errores y se agilizan los flujos de trabajo. Pero no olvides que para que su implementación sea exitosa requiere un enfoque integral que abarque, además de una configuración adecuada y ajustada a tus necesidades, la capacitación de los usuarios, así como la mejora continua.
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