En los últimos años, VIM se ha convertido en el componente de referencia a la hora de gestionar facturas de proveedores dentro del ecosistema SAP. Son bien conocidas las virtudes que trae consigo este add-on, tanto para la contabilización como para la posterior aprobación de las facturas.
Sin embargo, muchas de las empresas que optan por utilizar VIM para la gestión de facturas, no conocen todas las posibilidades que se ofrecen dentro de la misma licencia. Y es que es posible procesar y gestionar otros tipos de documentos gracias a Business Center.
Actualmente, Business Center ya no recibe ese nombre, sino que está integrado dentro de Vendor Invoice Management Beyond Invoices. En este artículo, nos referiremos a ello con ambas nomenclaturas para que sea más sencillo de entender.
Business center/VIM Beyond Invoices: mucho más que facturas
Hasta el momento de su nacimiento, dentro de este ecosistema no existía ninguna solución dedicada al procesamiento de documentos como tal, solamente contábamos con IDH (Invoice Document Handler) para lo referente a la gestión de facturas entrantes, cuya configuración se hacía a través de VIM (/OPT/SPRO). Ante la necesidad de las empresas de relacionar los documentos con otros objetos SAP, nació Business Center.
Fue a partir de la versión 7.5 SP3 cuando esto empezó a ser una realidad. Esta versión vino acompañada del componente OTBCBAS, conocido como Business Center que, como comentábamos más arriba, nació con la idea de poder gestionar la entrada de todos los documentos entrantes de SAP dentro de una sola transacción.
Hoy en día, no solo permite el tratamiento de facturas, sino de un gran número de documentos que son fundamentales en el proceso productivo de una empresa. Y, además, cabe señalar que viene incluido dentro de la licencia existente de VIM sin coste adicional.
¿Qué documentos podemos procesar?
- Notas de entrega
- Avisos de pago
- Documentos de RRHH
- Ofertas de venta
- Otros documentos
- Órdenes de compra
- Notas de entrega.
Una vez que hemos recibido la Entrada de mercancías y recibido el documento, este es gestionado en Business Center/Beyond Invoices, posteriormente se envía al OCR, donde obtiene todos los metadatos necesarios, finalizando así la etapa inicial de Business Center.
Tras esto, se manda a indexar, al igual que la parte de facturas donde se realizan comprobaciones en reglas de negocio. Cuando todo está validado, se procede a la contabilización de la Entrada de Mercancía.
- Avisos de pago. Estos avisos pueden incluir detalles sobre las facturas pendientes, fechas de vencimiento, métodos de pago aceptados y otra información relevante.
- Documentos de RRHH. El proceso inicial no cambia con respecto a las notas de entrega. Estos documentos pasan a la etapa de indexación y, después, se les asignan a los empleados a los que correspondan cada uno.
- Ofertas de venta. Contiene información sobre productos o servicios ofrecidos a un cliente, junto con precios, condiciones de entrega, condiciones de pago y otros detalles relevantes
- Órdenes de compra. Al recibir las órdenes de compra por parte de nuestros clientes e indexarlo y realizar las comprobaciones necesarias, se crea una orden de compra dentro de SAP.
Como ya hemos comentado anteriormente, Business Center ya no actúa como un componente independiente, sino que está integrado dentro de Beyond Invoices. Su utilización, por tanto, se vuelve sencilla al solo precisar el componente que se quiera utilizar en función del tipo de documento y activar las BCSETS.
Contando con la licencia de VIM y realizando unas simples configuraciones, es posible gestionar todos estos documentos con la sencillez y el control que tenemos en VIM Invoice Solutions.
¿Se pueden gestionar otros documentos no indicados en listado?
La respuesta es sí.
VIM SOLUTIONS permite la gestión de CUALQUIER documento, que si bien es posible que no tengan una etapa de “DP” estándar, pueden ser recepcionados y almacenados dentro del sistema SAP.
Un ejemplo: todos los usuarios de un departamento tienen acceso a todos los emails entrantes en una cuenta de correo compartida. Cada email que llegue a la cuenta de correo definida entrará en SAP, llamará a la clase de VIM Solutions y creará un REGID (ID de registro controlado desde Business Center). Desde aquí, estos usuarios podrán gestionar los documentos dentro del Workplace de VIM Solutions (Business Center).
Esta opción hace posible que cada empresa pueda tener almacenado y controlado otro tipo de información que considere relevante dentro del propio SAP.
¿Realmente es necesario o útil este componente?
En primer, Business Center/Beyond Invoices, permite tener un control integral de todos los archivos recibidos en SAP. Una vez dentro, cada uno de ellos cuenta con su propio Handler, es decir, clases y módulos de función que nos permiten controlar todo el documento desde su entrada hasta la creación de su workitem para el posterior tratamiento del documento.
Cada archivo tiene un tratamiento específico en función de su tipología. Todos tienen su propio control y su propia “etapa de DP” en la que será posible realizar comprobaciones previas a la creación final del documento. Para ello, dispondremos de los módulos lógicos, reglas de negocio, diferentes roles… tal y como se hace en VIM Invoice Solutions (nombre actual que recibe la tradicional parte de facturas de proveedor).
Sin esta herramienta, todo este proceso se hacía de forma manual con los problemas que esto conllevaba: pérdida de los documentos, retrasos… Actualmente, una vez que el documento está en el sistema queda registrado y controlado, facilitando el trabajo de gestión de todas las áreas.
Sin duda, Business Center/Beyond Invoices se trata de un componente lleno de funcionalidades no tan conocidas por la mayoría de los usuarios, pero que pueden mejorar de forma significativa el tratamiento y gestión de cualquier documento dentro de cualquier área de la empresa.
