Los sistemas SAP, aunque potentes, a menudo necesitan una conexión con plataformas externas para la recepción y el envío de documentos de negocio, incluyendo facturas. Aquí es donde DocuCenter for e-invoices entra en juego, una solución desarrollada por ImagineRight que facilita la integración, digitalización y automatización de procesos dentro de SAP, centralizando la gestión de documentos para hacerla más robusta, sencilla y ágil.
¿Cómo funciona DocuCenter para la gestión de facturas electrónicas?
DocuCenter actúa como una capa de integración que permite la comunicación entre SAP y otras plataformas. El proceso de gestión de facturas se puede dividir en las siguientes etapas:
- Recepción: DocuCenter se conecta con sistemas externos, ya sean portales públicos o privados o sistemas de gestión documental con OCR, para recibir facturas en diversos formatos.
- Mapeo: Una vez recibida la factura, DocuCenter realiza un mapeo de los datos, estableciendo la correspondencia entre los campos del documento externo y los campos de SAP.
- Enriquecimiento: Los datos de la factura se complementan con la información existente en SAP, como el indicador de impuestos, la información del pedido o el código del proveedor.
- Validación: DocuCenter realiza una serie de validaciones para asegurar la integridad y exactitud de la información, verificando, por ejemplo, la coincidencia del proveedor y sociedad con el pedido, la entrada de mercancía, o la coincidencia en cantidad y precio dentro de los rangos de tolerancia.
- Contabilización: Finalmente, DocuCenter puede contabilizar las facturas de forma automática o manual, siempre manteniendo la factura visible desde SAP. Se pueden gestionar tanto facturas con orden de compra (PO) como facturas sin orden de compra (nPO), usando autocoding.
Ventajas clave de DocuCenter para la gestión de facturas
- Automatización: DocuCenter reduce el trabajo manual y minimiza el riesgo de errores al automatizar la contabilización de facturas.
- Centralización: Todas las facturas importadas en SAP se gestionan de manera centralizada desde una única pantalla de monitorización, facilitando el acceso a la información.
- Visibilidad: Puedes visualizar las facturas importadas en SAP desde la pantalla principal, que relaciona los diferentes identificadores del documento en la plataforma de gestión de facturas y el documento contable generado. La imagen de la factura está disponible a través de una llamada a la plataforma externa desde cualquier transacción relacionada.
- Control: Registra el estado de cada documento y sus responsables, permitiendo un seguimiento exhaustivo de los procesos.
- Integración: Se integra con diversos sistemas, incluyendo la recepción de facturas electrónicas desde portales públicos o privados, adaptándose a cualquier formato. También gestiona la comunicación de cambios de estado de las facturas.
- Adaptabilidad: DocuCenter se adapta a cualquier necesidad de integración de cualquier documento y cualquier sistema que admita comunicaciones.
DocuCenter y la Ley Crea y Crece
DocuCenter también te ayuda a cumplir con la Ley Crea y Crece, facilitando tanto la recepción como la emisión de facturas electrónicas. La solución se conecta a portales públicos o privados para la descarga de facturas, y también captura las facturas emitidas desde Ventas SD o finanzas FI para enviarlas a los portales correspondientes.
Mucho más que una herramienta de automatización; es una solución integral que transforma la gestión de facturas en SAP, optimizando procesos, reduciendo errores y mejorando la eficiencia. Si buscas una manera de simplificar y centralizar la gestión de tus facturas en SAP, DocuCenter es la solución que necesitas.
Si es lo que buscas, no dudes en ponerte en contacto con nosotros. Te daremos toda la información que necesitas.
