Cómo mejorar la eficiencia del OCR de VIM Opentext en SAP

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Uno de los puntos fundamentales para la contabilización automática de facturas con Vendor Invoice Management (VIM) es extraer la información correctamente con OCR de la imagen de la factura. Sin un alto porcentaje de facturas correctamente extraídas, no tendremos un alto porcentaje de facturas contabilizadas automáticamente.

Herramientas para mejorar la eficiencia del OCR

Para mejorar la eficiencia de la extracción de datos de facturas de proveedores, realizada por soluciones de OCR de Opentext como Intelligent Capture o Business Center Capture, hay diferentes herramientas que permiten:

  • Mejorar la información mantenida en el maestro de proveedores.
  • Modificar la información de las tablas staging.
  • Entrenar facturas.
  • Definir nuevas reglas de cliente para la extracción de información.
  • Ajustar la calidad del escaneo de las facturas.

Todas las anteriores no son efectivas si no sabemos dónde tenemos que aplicarlas.

¿Cómo podemos hacerlo?

Lo más importante antes de iniciar cualquier proceso de mejora es saber con certeza que está fallando, para decidir por dónde empezar. Es necesario un informe que proporcione datos reales sobre los errores y no confiar en la experiencia del usuario o su percepción de los errores más frecuentes. Este informe también permitirá medir la bondad de las mejoras realizadas.

Como la extracción de la información depende del formato de las facturas generadas por los proveedores, es necesario que el informe nos genere KPI’s por proveedor como, por ejemplo:

  • % de facturas con error
  • % de campos erróneos
  • % de errores por campo

Con esta información podremos medir cuantitativamente los fallos de extracción y priorizar las mejoras más eficientes.

La solución estándar de VIM no dispone de un informe que nos muestre la información agregada por proveedor. En la Information Extraction Service existe la posibilidad de configurar el IES Analytics, pero no contempla la información agregada por proveedor.

Informe de eficiencia del OCR

En Imagineright hemos desarrollado un informe que mide la eficiencia del OCR y genera los KPI a partir de la información almacenada por el estándar. El informe es independiente de la solución adoptada para la extracción y funciona tanto para Business Center Capture BCC como para Information Extraction Service IES.

El informe consta de dos niveles de agregación:

  • Agregación por proveedor
  • Detalle por factura

En la agregación por proveedor se muestran los KPI definidos, así como el número total de facturas y campos extraídos.

Interfaz De Usuario Gráfica, Aplicación

Descripción Generada Automáticamente

A nivel de detalle, podemos comparar el valor extraído por el OCR con el valor correcto validado, identificando las facturas con errores en la extracción de datos.

Tabla

Descripción Generada Automáticamente

El informe permite navegar al documento VIM para visualizar la imagen del documento.

Proceso de mejora

Hay muchos factores que influyen en la extracción de datos utilizando OCR por lo que no se puede definir a priori las mejoras que se deben implementar. Es necesario un análisis previo para identificar las áreas de mejora. 

Los pasos para seguir para implementar mejoras en la extracción de datos por OCR son:

  1. Definir un punto de partida seleccionando un periodo inicial.
  2. Ejecutar el informe de Eficiencia de OCR desarrollado por Imagineright.
  3. Identificar los campos que tienen mayor número de errores durante la extracción.
  4. Para estos campos seleccionar los proveedores que supongan el 80% de los errores.
  5. Implementar las mejoras que mejor se adapten a los proveedores seleccionados.
  6. Evaluar el informe de eficiencia pasado un periodo de tiempo con las mejoras implementadas.
  7. Si la solución no mejora lo esperado iterar de nuevo el proceso.

Como decíamos al principio, un alto grado de autoposting no solo depende de un alto porcentaje de facturas correctamente extraídas. Tras las mejoras implementadas en el OCR, ahora estamos en disposición de abordar un proceso de mejora de la contabilización automática en VIM.

En ImagineRight te ayudamos a optimizar la eficiencia del OCR de VIM Opentext en SAP. Nuestro informe personalizado de eficiencia del OCR proporciona una visión detallada de los errores de extracción, permitiendo identificar áreas de mejora y priorizar acciones para alcanzar los mejores resultados.

Contacta con nosotros si quieres saber más.

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