Caso de éxito
Surexport: Digitalización integral de la contratación con firma biométrica integrada en SAP
SECTOR
Agricultura
PUNTO DE PARTIDA
Surexport gestiona cada campaña miles de
contratos de temporeros repartidos en
numerosos centros y fincas.
Todo el proceso se realizaba en papel y bajo
condiciones logísticas complejas: firmas en
campo, transporte de documentación a oficinas
centrales, altos costes administrativos y
ausencia de visibilidad sobre qué contratos
estaban firmados o pendientes.
Este modelo hacía difícil escalar, generaba
retrasos en la incorporación de trabajadores y
aumentaba el riesgo de errores o pérdida
documental.
DESAFÍO
La compañía necesitaba transformar un
proceso masivo, simultáneo y
geográficamente disperso en un circuito
digital, trazable y con validez legal.
El objetivo era eliminar el papel, evitar
desplazamientos, disponer de visibilidad en
tiempo real y garantizar que cada trabajador
pudiera firmar su documentación de forma
segura desde cualquier centro de campaña.
¿QUÉ HEMOS HECHO?
Para transformar un proceso altamente manual para el arranque de cada campaña, ImagineRight diseñó e implantó un modelo digital completo que integra SAP, firma biométrica avanzada y un archivo documental centralizado.
1. Integración SAP-DocuWare-Signaturit
Implantamos una arquitectura donde SAP genera
automáticamente contratos y anexos, que se envían a DocuWare
para su orquestación. Desde allí se gestionan los metadatos, los
controles y los workflows, y se inicia el proceso de firma
electrónica avanzada con Signaturit.
Las firmas se realizan en tablets disponibles en los centros de
campaña y, una vez completadas, los documentos vuelven
automáticamente a SAP y al archivo digital con validez legal,
incorporando toda la trazabilidad del proceso.
SAP genera automáticamente contratos, anexos y
documentación laboral.
2. Firma biométrica con validez legal eIDAS
La solución cumple el artículo 26 de eIDAS para firma
electrónica avanzada. Se capturan parámetros biométricos del
trazo, como presión, aceleración y velocidad, que se cifran y
sellan en tiempo.
La vinculación entre firmante y documento es única, y las
evidencias electrónicas se custodian conforme a la normativa
de protección de datos y auditoría, garantizando la robustez
jurídica del proceso.
3. Operación en campo
Las tablets permiten que cada temporero firme su
documentación directamente en el centro o finca, eliminando
por completo el papel y los desplazamientos administrativos.
RRHH y los coordinadores disponen de visibilidad en tiempo real
del estado de todas las firmas, lo que agiliza la incorporación de
trabajadores y reduce errores y reprocesos.
RESULTADOS
Desde el 01/01/2025 se han completado más de 6.500
firmas biométricas y la campaña funciona ya con un proceso 100 % digital.
Eliminación total del papel y del
transporte de documentación
- Eliminación del transporte físico de contratos.
- Reducción de tiempos administrativos y errores
manuales.
- Incorporación más rápida del trabajador con
documentación validada.
Trazabilidad y control total
- Visibilidad centralizada del estado de cada contrato.
- Evidencias legales completas ante inspecciones laborales.
- Archivo digital con metadatos vinculados a SAP
Eliminación del papel
- Ahorro en impresión, gestión, transporte y
archivo físico.
- Supresión de riesgos de pérdida o deterioro
documental.
Cumplimiento y seguridad
jurídica
- Firma biométrica avanzada conforme eIDAS.
- Evidencias digitales custodiadas, auditables y
con sello de tiempo.
- Integración controlada dentro del ecosistema
certificado de SAP y DocuWare.
Escalabilidad
- Proceso preparado para campañas
con mayor volumen.
- Crecimiento sin necesidad de incrementar
recursos administrativos.
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