Caso de éxito
Visibilidad y control en tiempo real:
DocuCenter transforma la gestión financiera SAP de Starglass
SECTOR
Industria
PUNTO DE PARTIDA
Starglass gestionaba las facturas financieras y
de proveedores mediante procesos manuales y
dispersos, recibiendo documentos en papel, PDF
y otros formatos.
La contabilización en SAP requería muchas
horas de dedicación, con escasa visibilidad
global y un flujo de aprobación poco ágil.
DESAFÍO
La empresa necesitaba transformar este
modelo hacia una gestión digital y
centralizada. El principal reto era
automatizar la contabilización de facturas
financieras.
Además, la inminente entrada en vigor de la
Ley Crea y Crece hacía urgente disponer de
un sistema preparado para la factura
electrónica, tanto en recepción como en
emisión.
¿QUÉ HEMOS HECHO?
Para resolver esta situación, junto a nuestro partner Cahoda, implantamos DocuCenter, el cockpit de ImagineRight que conecta SAP con DocuWare. Esta solución automatiza la gestión de facturas de principio a fin:
1. DocuWare como entrada
Implantamos DocuWare como plataforma de recepción de facturas en distintos formatos (papel, PDF, electrónico). Mediante OCR extrae los datos relevantes y permite su organización, consulta y aprobación a través de flujos configurables. De esta forma, la empresa gana en trazabilidad y control desde el primer momento del proceso.
2. DocuCenter como núcleo de integración con SAP
Gracias a DocuCenter, conectamos DocuWare con SAP,
traspasando los metadatos de forma automática, validando la
información y generando la contabilización en SAP sin
necesidad de tareas manuales.
Además, ofrece una visión centralizada del estado de cada
factura en los dos sistemas, permitiendo a los usuarios seguir
todo el ciclo en tiempo real.
3. Automatización de la contabilización de facturas sin pedido
Se ha automatizado la determinación de la cuenta contable y del
objeto de coste en las facturas de compras sin pedido. Se basa
en la identificación del proveedor y en un texto específico
presente en la factura, lo que permite asignar automáticamente
la imputación contable correspondiente.
Además, la solución incorpora la posibilidad de distribuir el
importe total de la factura entre diferentes objetos de coste
según porcentajes predefinidos, optimizando la precisión y
eficiencia del proceso contable.
4. Cumplimiento normativo
Finalmente, el sistema es la base para soportar la recepción y
emisión de facturas electrónicas.
Starglass podrá conectarse a portales privados, comunicarse
con la AEAT y mantener la trazabilidad de cada factura,
asegurando así el cumplimiento con la Ley Crea y Crece.
RESULTADOS
La implantación de DocuWare y DocuCenter ha transformado por completo la gestión de facturas en Starglass. El proceso, antes lento y disperso, ahora es ágil, transparente y con un control mucho más sólido. Estos son los principales beneficios alcanzados:
Contabilización
automática masiva
Los procesos de mapeo, enriquecimiento, validación
y contabilización que realiza Docucenter reducen
drásticamente la intervención manual.
Las facturas, tanto con pedido (PO) como sin pedido
(nPO), se contabilizan en SAP de forma automática,
garantizando coherencia de datos y evitando
duplicidades.
Aprobación eficiente en
DocuWare
El uso de workflows configurables hasta cinco
niveles permite gestionar aprobaciones de facturas sin pedido directamente en DocuWare.
Esto ha acelerado la toma de decisiones y dado
mayor visibilidad a cada responsable dentro del
circuito.
Preparación normativa para
factura electrónica
La solución deja preparado el conector Docucenter
para integrarse con los portales de e-invoice, habilitando a Starglass para cumplir con la Ley Crea y Crece
tanto en recepción como en emisión.
La comunicación de estados con AEAT queda asegurada, junto con la trazabilidad de facturas emitidas a
clientes y plataformas externas.
Visibilidad en
tiempo real
El monitor de Docucenter ofrece información inmediata del estado de cada documento en DocuWare, en Docucenter y en SAP.
Este control en tiempo real ha mejorado la capacidad de seguimiento, la detección de incidencias y la respuesta interna.
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