Caso de éxito
Cuando la eficiencia despega: AeroTecnic transforma su gestión de facturas con DocuCenter y DocuWare
SECTOR
Aeronáutica
DESAFÍO
El reto era claro: agilizar un proceso que se
había convertido en un cuello de botella. La
gestión manual no solo alargaba los
tiempos, también aumentaba el riesgo de
errores, dificultaba el control de
discrepancias de precios, cantidades o
divisas, y dispersaba la comunicación en
interminables cadenas de correos.
Para mejorar, era necesario centralizar la
información, dotar al proceso de trazabilidad
real y, sobre todo, reducir al mínimo las
tareas repetitivas que consumían tanto
esfuerzo al equipo.
¿QUÉ HEMOS HECHO?
Para resolver esta situación, implantamos DocuCenter, el cockpit propio de ImagineRight que conecta de SAP con DocuWare. Esta solución permite automatizar la gestión de facturas de principio a fin:
1. Cruce automático con pedidos
Las facturas con líneas de detalle, que incluyen pedido y posición, se cruzan automáticamente con SAP, logrando una tasa muy alta de contabilización automática y un control preciso de discrepancias de precio y cantidad.
2. Workflows para facturas especiales
En DocuWare, configuramos un circuito que relaciona proveedores con departamentos responsables. Cada factura puede aprobarse, rechazarse o devolverse al proveedor con trazabilidad del motivo, y cuando falta un pedido, la tarea se asigna automáticamente a Compras o Finanzas.
3. Integración continua con SAP
Gracias a DocuCenter, cada cinco minutos los datos de facturas se exportan a SAP y se devuelve el estado actualizado a DocuWare, asegurando la sincronización de ambos sistemas.
4. Gestión de incidencias por áreas responsables
El sistema asigna automáticamente cada discrepancia al área adecuada: Finanzas (sociedad, proveedor, divisa, duplicados), Compras (diferencias de precio o cantidad), Almacenes (ausencia de entrada de mercancías), Compras Servicios (incidencias ligadas a servicios) u otros departamentos como IT, RRHH o PRL según corresponda.
5. Enriquecimiento y validaciones
Antes de la contabilización, el sistema completa información
clave (fecha de contabilización, clase de documento, sociedad
FI, número de proveedor, impuestos) y aplica validaciones
críticas:
• Coincidencia de sociedad, proveedor y divisa entre pedido y
factura
• Detección de duplicados (fecha, CIF y número de factura)
• Validación de IBAN frente al maestro de proveedores
• Verificación de entrada de mercancías en pedidos y
posiciones
• Simulación de contabilización para comprobar tolerancias de
precio y cantidad
RESULTADOS
La implantación de DocuWare y DocuCenter ha transformado por
completo la gestión de facturas en Composite y AeroTecnic.
El
proceso, antes lento y disperso, ahora es ágil, transparente y con un
control mucho más sólido. Estos son los principales beneficios alcanzados:
Contabilización
automática masiva
La incorporación de líneas de detalle con pedido y posición permitió alcanzar una tasa muy alta de contabilización automática en SAP, reduciendo al mínimo la intervención manual.
Reducción de errores
y reprocesos
Las validaciones integradas en DocuCenter disminuyeron notablemente los fallos en el registro y evitaron duplicidades.
Trazabilidad
total
Cada factura puede consultarse en cualquier momento, con visibilidad completa de su estado y del responsable en cada fase.
Control más
solido
La supervisión de precios, cantidades y datos bancarios se realiza ahora de manera estructurada y con mayor fiabilidad.
Optimización en la
aprobación de facturas
Los workflows estructurados permiten aprobar, rechazar o devolver facturas en menos tiempo.
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