SAP VIM: Digitalización certificada de facturas

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Conservar facturas, albaranes y otros documentos comerciales requiere de una gran inversión de recursos corporativos. El almacenamiento de documentos inutiliza espacios físicos productivos, requiere de personal especializado, demanda gastos de mantenimiento y es una forma de gestión cada vez más obsoleta.

Las soluciones de gestión documental de SAP consultoría aceleran los procesos de digitalización de facturas con rapidez y precisión en los datos. Adicionalmente, el uso de tecnologías de OCR le permite a la empresa automatizar el proceso de digitalización, reduciendo gastos operativos, tiempo y recursos.

El módulo Vendor Invoice Management desarrollado por Opentext para SAP es una herramienta versátil, práctica y rentable. La reducción del volumen documental aumenta la eficiencia y la capacidad de respuesta de la empresa.

Adicionalmente, la digitalización mediante SAP VIM favorece la precisión y la confianza en la información debido a la fidelidad de los datos capturados. Cada dato se ingresa en el sistema bajo una filosofía de orientación a roles, lo que permite ser usado por diferentes áreas corporativas.

Esta aceleración en la disponibilidad de la información agiliza los procesos administrativos, toma de decisiones y posición en el mercado. Utilizando las tecnologías de transmisión de datos entre SAP y otras herramientas, la directiva puede mejorar las relaciones con clientes, proveedores y colaboradores.


¿Es obligatorio mantener facturas en físico?

SAP VIM: Digitalización certificada de facturas

Existe una tendencia generalizada a creer que es absolutamente obligatorio conservar facturas en físico. La mala interpretación de las exigencias legales ha retrasado innecesariamente la reducción del uso del papel y la digitalización de documentos.

El artículo 30 del Código de Comercio, establece que las empresas deben conservar los documentos concernientes al negocio por un plazo de 5 años. Sin embargo, la Orden EHA/962/2007 aclara que las facturas y otros documentos físicos pueden sustituirse por formatos digitales homologados por la Agencia Tributaria.

La certificación de la captura, conservación y transmisión de facturas digitales debe cumplir con los siguientes requisitos:

  • Las imágenes deben ser reproducciones fieles y exactas del documento original, totalmente legibles, íntegras y sin enmiendas.  
  • La captura de datos debe hacerse por el contribuyente o por un tercero autorizado para dicho fin.
  • Los documentos digitalizados deben conservarse en ficheros identificados y en una base de datos documental con los debidos certificados de autenticidad.
  • Cada documento debe disponer de una firma electrónica emanada del software de digitalización y que certifique la fidelidad del mismo.
  • Todos los datos deben estar almacenados de manera ordenada, accesible, sin demoras y con la posibilidad de búsqueda selectiva.
  • Los softwares de captura, almacenamiento y transmisión de datos deben poseer la homologación de la Agencia Tributaria.

SAP VIM de Opentext es una de las soluciones certificadas por la AEAT para ejecutar los procesos de digitalización certificada de facturas y gestión documental. 


Ventajas de la digitalización de facturas en SAP

SAP VIM: Digitalización certificada de facturas

La reducción de la impresión de facturas, albaranes y otros documentos, ha creado una mayor agilidad en los procesos empresariales. Además, ha acelerado los procesos analíticos y la toma de decisiones directivas.

SAP VIM permite digitalizar facturas en una fracción del tiempo usado en la carga manual de datos, optimizando los recursos humanos y aumentando la efectividad. Las tecnologías de OCR generan información precisa, clara y transparente, lo que aumenta la confianza en los datos.

La carga manual de datos es propensa a errores humanos que afectan la base de toma de decisiones, la fluidez operativa y la velocidad de respuesta a clientes. SAP VIM elimina estos errores mediante el machine learning como metodología de retroalimentación y automatización.

Adicionalmente, la digitalización de facturas permite crear un entorno de disponibilidad en tiempo real de los datos, agilizando el flujo de trabajo. Toda la información capturada es almacenada y está disponible para todas las unidades de negocio.

La información emanada de cada factura digitalizada puede jerarquizarse bajo parámetros de acceso establecidos por la directiva de forma personalizada. Esta capacidad permite generar una mayor seguridad en el acceso a información en distintas capas de restricciones y excepciones.

De acuerdo a una filosofía modular, escalable y jerarquizada, la consultoría SAP genera patrones de configuración individuales para cada empresa. Esto crea una solución a medida que optimiza el rendimiento, agiliza los procesos y a largo plazo, aumenta la rentabilidad general.

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