Uno de los valores diferenciales más importantes para la empresa es la velocidad y precisión con la que puede procesar los pedidos de sus clientes. En algunas empresas, el volumen de pedidos supera la capacidad de respuesta de las herramientas informáticas convencionales.
La recepción y procesamiento manual de ventas, puede generar cuellos de botella que ralentizan el óptimo flujo operativo. Adicionalmente, los errores y retrasos en la carga o transmisión de pedidos cuestan miles de euros anualmente a negocios de todos los tamaños y sectores.
Los procesos Order to Cash de SAP son la herramienta ideal para reducir las probabilidades de errores de procesamiento de pedidos. Asimismo, SAP OTC puede configurarse para operar totalmente automatizado, incrementando la velocidad de carga y procesamiento de las órdenes de ventas.
La automatización de los pedidos genera un inmediato incremento de la eficiencia y una notable reducción de los costes operativos. A través de una óptima combinación de captura, importación y sincronización de las unidades de negocio, SAP genera procesos 100% precisos, puntuales y automáticos.
La tecnología Winshuttle y SAP VIM Beyond Invoices de Opentext, crean la sinergia ideal para automatizar SAP VIM para la recepción, procesamiento y transmisión de datos de ventas.
Winshuttle, dinamismo y eficacia en la importación de datos
El óptimo funcionamiento de las unidades de producción, logística y servicios al cliente depende en gran medida de la precisión en la gestión de la información. El traslado manual de datos desde y hacia herramientas informáticas fuera del ambiente SAP puede estar sujeto a errores de procesamiento.
Por otro lado, estas tareas requieren de un tiempo que reduce la productividad general y que afectan directamente la rentabilidad de la empresa. En este sentido, la tecnología Winshuttle es la solución idónea para incrementar la precisión y puntualidad necesaria para una respuesta más veloz.
Winshuttle automatiza la importación y exportación de datos entre SAP y herramientas de MS Office. Todas las plantillas y hojas de cálculo de MS Excel, Access y otras herramientas Office, pueden trasladarse automáticamente desde y hacia SAP mediante Winshuttle.
La herramienta Winshuttle Query favorece el traslado de datos desde SAP hacia hojas de cálculo MS Excel en tiempo real y con absoluta precisión. Esto le permite a la directiva analizar la información y generar informes de venta compatibles con la interfaz de MS Office.
Adicionalmente, la unificación de interfaces BAPI SAP y MS Office crea un lenguaje común entre clientes y empresa utilizando la herramienta Winshuttle Direct. Esto permite una mayor fluidez de los procesos de facturación, reportes, incidencias y comunicaciones con los clientes. Del mismo modo, Winshuttle Central unifica los procesos de gestión de riesgo y cumplimiento de una manera totalmente automática.
VIM Beyond Invoices: la total automatización de pedidos de venta
SAP Opentext es un aliado fundamental de la operatividad de la empresa para la gestión documental y manejo de datos. VIM Beyond combina dos de las mejores herramientas de Opentext: SAP Information Capture y SAP Invoice Management.
La combinación de estas soluciones incrementa la precisión y consistencia de los datos mediante la automatización de los pedidos de venta. La captura y extracción de datos en SAP mediante el OCR Information Capture abre el camino hacia la total automatización de los procesos de venta.
Utilizando machine learning, el sistema se retroalimenta constantemente creando un proceso automatizado de captura de datos. Eventualmente, se elimina la necesidad de capturar y cargar manualmente la información, lo que conlleva a una aceleración de los procesos con la máxima precisión.
Este paso se complementa con las herramientas de SAP Invoice Management que procesan y gestionan los datos de cada pedido automáticamente. SAP Invoice Management recibe y verifica los datos, genera el workflow, gestiona excepciones e informes de manera automática.
Las ventajas de la automatización de pedidos
El proceso Order to Cash de SAP crea una serie de ventajas operativas, financieras y de posicionamiento de mercado medibles en el corto, medio y largo plazo. En primer lugar, la automatización aumenta la rentabilidad mediante la reducción de errores en la captura y carga de los pedidos.
La creación de excepciones, restricciones y autorizaciones remotas configurables en múltiples variables crea un mayor margen de seguridad para la directiva. Esto permite generar alertas y notificaciones por fecha, montos de factura, productos, clientes, zonas y decenas de parámetros adicionales.
La unificación de interfaces entre herramientas MS Office y SAP a través de Winshuttle genera una mayor fluidez en la relación con los clientes. A su vez, la inmediatez de la disponibilidad de información optimiza el flujo de trabajo entre áreas operativas, administrativas y directivas de la empresa.
Los procesos automatizados generan una mayor confiabilidad mediante un incremento de la calidad, transparencia y control de la información. Todas estas ventajas le aportan a la empresa una mayor fluidez en sus respuestas lo que crea una mayor y mejor propuesta de valor para los clientes.
